Dématérialisation des courriers sortants

Dématérialisation des courriers sortant

Quel que soit le secteur d’activité, l’envoi du courrier est une tâche chronophage et souvent ingrate qui représente un poste important dans les coûts de fonctionnement d’une entreprise.

En 5 ans le prix d’affranchissement de la lettre prioritaire a augmenté de 55%, et de 38% pour la lettre verte. Quelle entreprise peut se permettre de supporter de telles augmentations de budgets ?

Quels sont les moyens de réduire ces coûts et d’augmenter la productivité de ses collaborateurs ?

L’émission d’un courrier consiste en :

  • Impression
  • Mise sous pli
  • Affranchissement
  • Expédition
  • Suivi / traçabilité
  • Archivage

 

Si les tâches sont manuelles le calcul du temps passé est une véritable punition. Mais, même avec des outils de mise sous pli et d’affranchissement automatique, les ressources consommées sont très importantes, avec une traçabilité quasi nulle (hors Recommandé avec Accusé de Réception)

Afin de simplifier le processus, il est possible de dématérialiser l’envoi des courriers sortant, principalement les factures. Les documents à envoyer sont transmis sur une plateforme  sécurisée. Les plis sont édités, mis sous enveloppe, affranchis au tarif industriel et envoyés aux destinataires. Le tout est tracé par un portail de suivi de la distribution des plis.

Le gain immédiat se chiffre à plus de 30%.

Et ce n’est pas tout… Le client peut aussi faire le choix d’envoyer ses plis en mode électronique, par mail ou en téléchargement. Encore une source d’économie et un gain de productivité, puisqu’on évite totalement le poste affranchissement et que la facture arrive immédiatement au destinataire. Le délai de règlement court donc à partir de la réception de la facture électronique par le client final.

Le tout est archivé un an ou dix ans en fonctions des options d’archivage choisies.

Ainsi, l’utilisateur ne perd plus de temps à imprimer, affranchir, déposer le courrier ni de coups de fils à passer pour savoir si le courrier à bien été reçu !

 

Les enjeux de la dématérialisation des factures

Les avantages de la dématérialisation des factures sont multiples :

  • Optimisation des coûts de traitement grâce à l’affranchissement au tarif industriel
  • Allègement de la charge administrative
  • Automatisation des rapprochements bon de commande/facture/bon de livraison
  • Fiabilité du suivi
  • Archivage automatique
  • Réduction des délais de paiement lorsque l’envoi concerne des factures
  • Simplification des envois en courrier recommandé
  • Compatible avec tous les portails spécifiques de dépôt de facture (Chorus, Vinci, Bouygues, Eiffage etc…)

 

Le passage à la dématérialisation des courriers permet de se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée.

 

Nos solutions de dématérialisation du courrier sortant

Axilis, concessionnaire Xerox, est depuis toujours engagé dans l’accompagnement de la transition numérique des entreprises.

Nous sommes spécialisés dans la gestion du document, depuis l’impression jusqu’à la dématérialisation complète. C’est en ce sens, que nous nous sommes associés avec des experts en gestion de documents numériques afin de vous accompagner dans la mise en place de tous vos projets.

Grâce à cette collaboration, les professionnels peuvent expédier, dématérialiser, archiver et tracer l’envoi de leurs factures dématérialisées en quelques clics et le tout, de manière totalement sécurisée. Dans le même temps nos clients se mettent en conformité pour faire face aux enjeux à venir. Notamment dès 2020, avec l’obligation de déposer ses factures sur le portail Chorus pour être payé par un établissement public.

Marc Fornas - Directeur Général

La Transformation Digitale des entreprises est un enjeu bien plus large que nous pourrions le penser. Nous accompagnons les structures dans la région Rhône Alpes pour numériser et sécuriser leurs documents, optimiser leurs process et gagner en productivité grâce à nos solutions.