Engagez vos télétravailleurs

Comme tout bon manager, vous êtes sûrement en mesure de dire qui sont les collaborateurs engagés et lesquels vous semblent de moins en moins motivés, simplement en vous promenant dans les bureaux. Vous disposez probablement d’outils de mesure ou d’indicateurs qui vous disent qui est impliqué, enthousiaste, positif et investi au sein de votre entreprise.

Cela devient néanmoins plus difficile lorsqu’il s’agit de collaborateurs mobiles. Vous ne les voyez pas, vous n’avez pas le même type d’échange avec eux. Bien sûr vous leur faites assez confiance pour les laisser travailler depuis chez eux, mais vous ne pouvez juger leur niveau d’engagement à partir d’un email ou d’un appel téléphonique ?

Alors que de plus en plus d’entreprises adoptent des stratégies et des politiques de télétravail, il devient essentiel de s’assurer que ces collaborateurs nomades restent motivés. Les avis sur le télétravail sont en général négatifs du point de vue de l’employeur, par crainte que leurs employés soient moins productifs et qu’ils communiquent moins entre eux, ce qui augmenterait les coûts et impacterait la qualité de leur travail.

Pourtant, au cours des 10 dernières années, ce point de vue a complètement changé. Selon l’ESNA – société américaine leader dans les solutions de communication et de collaboration – 77 % des entreprises comptent plus de 2 500 collaborateurs nomades, 20 % des effectifs aux États-Unis travaillaient depuis chez eux en 2012 et 65 % des employés pensent qu’ils sont plus productifs en télétravail qu’au bureau. Enfin, 64 % affirment qu’ils accepteraient de réduire leur salaire pour travailler à distance. Le Bureau of Labor Statistics (Bureau américain des statistiques du travail) note que le télétravail a connu une croissance de 73 % entre 2005 et 2011.

Cependant, aujourd’hui, les employés ont des inquiétudes liées au télétravail. Alors que les entreprises mettent en place de plus en plus d’accords en la matière, répondant ainsi à la demande et aux attentes de leurs salariés, environ 50 % des télétravailleurs sont désormais préoccupés par la solitude et craignent de passer à côté d’une promotion, d’après une étude de l’université de Stanford. Pourtant, ils travaillent 9,5 % plus longtemps, sont 13 % plus productifs et démissionnent deux fois moins souvent que leurs collègues de bureau. En revanche, ils bénéficient de moitié moins de promotions que leurs homologues et cela les préoccupe. La bonne nouvelle est que, d’après un rapport de l’institut de sondage Gallup, parmi les 71 % des employés américains qui se sentent émotionnellement déconnectés de leur lieu de travail, les télétravailleurs ne représentent qu’une proportion relativement faible. Ces derniers ayant tendance à rester connectés plus longtemps et étant plus enclin à penser que leur opinion compte.

Bien sûr, les managers ne doivent jamais prendre l’engagement de leurs collaborateurs pour acquis. Avec les télétravailleurs, il est essentiel de porter une attention particulière aux signes précurseurs de mécontentement. Est-ce que le temps de réponse à vos emails  est plus long ? Savez-vous sur quel projet il ou elle est en train de travailler, et communiquez-vous ensemble régulièrement sur ses avancées ? Prêtent-ils attention aux développements qui touchent l’entreprise ? Il est indispensable de « prendre le pouls » de vos travailleurs virtuels en les appelant, en communiquant via les outils de messagerie instantanée ou des rendez-vous à l’extérieur, comme vous le feriez avec vos collaborateurs sur site, en vous arrêtant à leur bureau ou en vous rendant disponible pour déjeuner avec eux.

Voici quelques conseils simples que tous les managers peuvent mettre en place pour motiver les télétravailleurs au quotidien :

• Tirer profit des outils et de la technologie. Tirer partie des technologies est indispensable pour que les collaborateurs se sentent membres d’une communauté, cela passe par la messagerie, l’Intranet de l’entreprise, des espaces de chat, les réunions WebEx ou encore les visioconférences. De plus, il est essentiel de leur mettre à disposition les outils nécessaires pour travailler efficacement de chez eux tels que des téléphones VoIP de haute qualité, un deuxième ou troisième écran, une souris sans fil, une imprimante, une chaise de travail ergonomique, etc.

• Etablir des canaux de communication clairs. Créez un guide rapide contenant les informations permettant aux collaborateurs nomades de vous joindre à tout moment (et vice-versa). Ceci vous aidera non seulement à gagner du temps en cas d’urgence, mais également de connaître quel est le moment le plus approprié pour appeler un numéro personnel, savoir quand privilégier les messages texte, et quels horaires sont acceptables pour joindre ces collaborateurs. Tous ces éléments contribuent à établir une relation de travail productive avec les télétravailleurs.

• Organiser des points informels. Les managers (et leurs pairs) doivent planifier des points réguliers et rester en contact avec leurs collaborateurs nomades. Etre physiquement éloigné des collègues pendant de longues périodes peut créer un sentiment d’isolement alors que des interactions continues permettent de maintenir un haut niveau d’engagement.

• Faciliter leur participation. N’oubliez jamais d’inclure les télétravailleurs dans les réunions physiques, aussi bien pour les points d’équipe que les réunions internes de l’entreprise, et facilitez leur l’accès à la réunion par WebEx ou vidéoconférence.

• Proposer des invitations. Invitez vos collaborateurs nomades aux événements locaux organisés par votre entreprise. C’est une excellente opportunité pour eux de faire connaissance avec des collègues qu’ils voient rarement. S’ils ne peuvent pas y assister, le fait d’avoir pensé à eux fera malgré tout une grande différence.

• Evaluer les performances de manière équitable. Assurez-vous que les télétravailleurs sont traités de la même façon que les autres employés lors des processus d’évaluation. La peur des collaborateurs nomades de passer à côté de promotions peut créer de l’anxiété et à ne pas se concentrer sur les bonnes activités. Tout problème lié à la performance doit être discuté directement et immédiatement avec eux, de la même façon qu’avec leurs homologues.

• Essayer les objectifs d’équipe. Il n’y a pas meilleur moyen pour fédérer les collaborateurs sur site et les télétravailleurs que d’établir des objectifs d’équipe. Faites en sorte qu’ils définissent ces objectifs ensemble, qu’ils communiquent et collaborent ouvertement et activement pour les atteindre.

• Responsabiliser. Pour un télétravailleur, savoir qu’on attend de lui le même niveau de contribution que de leurs collègues sur site donne du sens, un but à atteindre, empêche de se sentir démotivé voire oublié. Les managers peuvent programmer des points téléphoniques mensuels rapides avec toute l’équipe pour discuter des actualités, des avancées des projets en cours et résoudre les éventuelles problématiques rencontrées. Ces réunions façonnent également les rapports entre les collaborateurs et sont une opportunité d’interagir les uns avec les autres.

• Ne pas oublier le fun. Quand vous travaillez à distance, vous pouvez avoir le sentiment de ne traiter que des sujets business, puisque vous n’avez pas l’occasion d’assister aux moments de convivialité du bureau, tels que les déjeuners d’équipe. Si les déplacements du collaborateur doivent être restreints pour des raisons budgétaires, vous pouvez lui offrir d’autres attentions comme des bons cadeaux pour un spa ou un restaurant. Les sorties en équipe réduisent le stress, il est donc important que les collaborateurs nomades puissent se détendre au même titre que les autres !

• Trouver un juste équilibre. Selon le rapport « State of the American Workplace » (Institut Gallup, 2013) l’engagement des collaborateurs nomades varie selon le temps total passé en télétravail. Chaque employé est différent : il est nécessaire de discuter avec chacun d’entre eux tous les mois et ajuster si nécessaire (et si possible) les jours passés au bureau et les jours de télétravail.

• Leur rendre visite. Les managers doivent faire l’effort d’aller voir leurs collaborateurs nomades, à l’occasion d’un déplacement professionnel, d’une réunion à l’extérieur ou d’un événement client par exemple. Car en définitive, la valeur d’un rendez-vous en face à face n’a pas d’égal.

Tout indique que le télétravail va devenir de plus en plus monnaie courante, et ce en grande partie grâce à la convergence des technologies et des nouvelles générations qui arrivent sur le marché du travail. Qu’il s’agisse des Millenials, de la Génération Y, Z ou X, elles accordent plus que jamais de l’importance à l’indépendance et à la flexibilité et savent comment utiliser les technologies pour en bénéficier. Maintenir l’engagement de ses collaborateurs et fidéliser les meilleurs talents ne repose plus uniquement sur l’argent. Il s’agit aujourd’hui d’être capable de leur offrir l’opportunité de participer à quelque chose de plus grand tout en leur laissant la possibilité de s’organiser comme ils le souhaitent. Les statistiques montrent d’ailleurs que les organisations qui investissent un minimum dans le télétravail obtiennent des retours sur investissement élevés.