Gestion des documents

Les documents contiennent des informations cruciales qui vous permettent de diriger votre entreprise et de servir vos clients. Notre expertise et nos technologies en gestion documentaire assurent que vos données d’entreprise restent accessibles, souples et sécurisées. Dans des formats papier ou numérique, voire les deux, nos solutions et services documentaires vous permettent d’obtenir une valeur informative optimale tout en rationalisant les processus.

1. Standardisez pour économiser

Standardisez les réglages de toutes vos imprimantes et MFP afin que le réglage
par défaut soit le noir et blanc. Mieux, vous pouvez configurer certains de vos MFP pour une impression recto-verso par défaut, afin que tout le monde utilise chaque face de la feuille de papier.
C’est une manière simple et drastique de diviser par deux les coûts d’impression.
En plus – et ce point est important –, vous pouvez ouvrir des droits spécifiques à certains utilisateurs. L’impression en couleur peut ainsi être réservée à certaines catégories de personnes, d’équipes ou de documents.
Vos utilisateurs bénéficient de la couleur quand ils en ont vraiment besoin – et vous généralisez une approche plus économique de l’impression.

2. Intégrez des workflows adaptés au Cloud et aux mobiles

Assurez-vous que vos MFP sont connectés aux outils du Cloud que vous utilisez, comme Salesforce, Office 365 ou Dropbox. Permettre l’impression à distance offre à vos utilisateurs la possibilité d’imprimer les documents dont ils ont besoin sans dépendre de leur ordinateur.
Ils bénéficient d’un workflow simplifié et vous pouvez connecter votre infrastructure numérique à votre infrastructure d’impression de manière à tirer le maximum de chacune.

3. Standardisez autour d’un point de contact unique et fiable

Premièrement, vous bénéficiez des économies d’échelle qui découlent d’une politique d’achat de fournitures organisée. Deuxièmement, vous rendez la gestion des fournisseurs beaucoup plus aisée.
Choisir un partenaire est donc une décision judicieuse. Assurez-vous simplement de choisir un partenaire sur lequel vous pouvez compter pour :
  • Comprendre la nature spécifique de votre environnement d’impression – ce dont vous et vos utilisateurs avez besoin, et la meilleure manière d’avancer
  • Vous aider dans tous les domaines – des consommables au matériel, du service à l’assistance – dans le cadre d’un seul contrat
  • Vous soutenir quels que soient les fournisseurs auprès desquels vous achetez vos consommables et votre matériel

4. Anticipez vos commandes de consommables

Choisissez des MFP intégrant le remplacement automatisé de consommables et programmez-les pour qu’elles notifient votre fournisseur lorsque le niveau d’encre de l’imprimante est bas.
Votre fournisseur s’occupera du réapprovisionnement de vos consommables sans que vous ayez à intervenir. Plus besoin d’appeler le support technique ou d’aller acheter des consommables : ils vous sont livrés quand vous en avez besoin.

5. Automatisez vos workflows pour vos utilisateurs

Listez les tâches nécessaires pour vos workflows les plus communs (comme la facturation ou le paiement des achats), et configurez une application sur mesure sur votre MFP.
Ainsi, la prochaine fois que vos utilisateurs auront besoin de ce workflow, ils n’auront qu’à appuyer sur un bouton : le MFP orientera leurs documents vers les fichiers et répertoires appropriés.

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