7 erreurs de gestion documentaire à éviter en entreprise
La gestion documentaire est un pilier stratégique dans toutes les entreprises, mais nombreuses sont celles qui commettent encore des erreurs critiques. Chez Axilis Solutions, nous accompagnons depuis plus de 15 ans les PME et ETI dans leur transition numérique. Et trop souvent, nous retrouvons les mêmes freins.
Voici les 7 erreurs courantes de gestion documentaire en entreprise… et comment les éviter.
1. Ne pas avoir de politique documentaire claire
Sans politique claire, vos équipes s’éparpillent, et la traçabilité devient impossible. Un référentiel, des processus, et des droits d’accès bien définis sont indispensables.
2. Conserver les documents au format papier
Les archives physiques font perdre du temps, de l’espace, et exposent vos données à des risques (incendies, pertes, etc.). La dématérialisation est une urgence.
3. Utiliser trop d’outils dispersés
Une gestion documentaire fragmentée (partage réseau, email, cloud divers) entraîne la perte d’informations. Optez pour une solution centralisée et évolutive comme Zeendoc.
4. Négliger la sécurité des documents
RGPD, accès non protégés, sauvegardes incomplètes : une mauvaise gestion met en péril vos données sensibles.
5. Ignorer l’indexation et la recherche
Sans moteur de recherche puissant ou mauvaise indexation, vos équipes perdent un temps fou à retrouver les bons documents.
6. Ne pas former les collaborateurs
Même le meilleur outil ne fonctionne pas sans un bon accompagnement. Formez vos équipes à chaque étape du déploiement.
7. Reporter la transformation digitale
Attendre « le bon moment » coûte cher : temps perdu, risque de non-conformité, inefficacité. Lancez-vous dès maintenant avec un partenaire expérimenté comme Axilis.
Évitez ces erreurs avec Axilis Solutions
En choisissant Axilis Solutions, vous bénéficiez d’un accompagnement de bout en bout : audit de votre gestion documentaire, déploiement personnalisé, formation et support continu.
Notre objectif : vous faire gagner en efficacité, en conformité, et en sérénité.
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