Kontiki
Secteur d’activité : Distributeur de jouets
Effectif : 40 salariés
CA : 13 M
Le cas client présenté par Charles FORNAS
Les problématiques
L’activité de distributeur dans le retail génère énormément de courriers entrant (multitude de fournisseurs) et sortant (notamment des factures). Il était capital pour le client d’automatiser, de sécuriser et de dématérialiser ses processus de traitement pour gagner du temps et assurer une archive protégée.
Axilis a déployé:
Axilis a proposé
Le déploiement d’une solution d’envoi de courrier et factures automatisé permettant :
- Simplification des processus d’envoi
- Interface unique avec suivi en temps réel du parcours du courrier et tracking des flux
- Totale indépendance vis-à-vis des horaires de la Poste
- Retour immédiat des NPAI
- Réduction immédiate des tarifs d’affranchissement et, à terme de l’affranchissement global en passant par la facture électronique (dématérialisation fiscale)
La dématérialisation du courrier entrant et des pièces comptables :
- Rapprochement automatique facture fournisseur/ bons de livraison
- Reconnaissance de caractères et saisie automatique des factures fournisseurs dans le logiciel de gestion
- Automatisation de l’écriture comptable et importation directe dans l’ERP de gestion à partir de la numérisation des factures.
- Archivage sécurisé sur des datacenter français permettant une conformité au RGPD
En complément du déploiement de cette solution, les équipes Axilis ont veillé à la mise en place d’un accompagnement au changement avec retroplanning précis permettant une bonne planification des étapes pour les utilisateurs, ainsi qu’une campagne permanente d’information des destinataires des courriers et factures afin qu’ils migrent facilement vers la facture électronique sans consommer de ressource dans l’entreprise.
Le client a été accompagné dans la mise en place des nouveaux processus notamment via des formations aux utilisateurs. Il dispose également d’une hotline et d’un support technique dédié assurant une résolution en moins de 12h.
Grâce à la solution Axilis, l’entreprise a optimisé son temps de gestion et a facilité le télétravail, notamment pendant la crise du COVID-19.
Les résultats :
La mise en place de ces solutions ont facilité le télétravail pendant le COVID-19 ainsi que la mobilité des collaborateurs. Toute la chaine des documents, entrants et sortants, a été dématérialisée et permet plus de simplicité et de sécurité de l’information.
