Entreprises du Rhône : Gestion électronique de documents, pourquoi la proximité géographique est une donnée essentielle dans la réussite de votre projet GED ?
Depuis 2004, Axilis accompagne les entreprises de la région lyonnaise, du Beaujolais jusqu’à Condrieu, dans la gestion de documents, et plus particulièrement la gestion électronique de données (GED). Aujourd’hui, nous proposons une application de gestion de documents qui va libérer le temps de vos salariés et leur permettre de se consacrer à des tàches à plus forte valeur ajoutée, comme, par exemple : la relation client.
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Choisissez une application 100% française !
La GED (Gestion électronique de documents) offre de nombreux avantages pour les entreprises qui souhaitent numériser et centraliser la gestion de leurs documents, mais de trop nombreux logiciels ont pour objectif de capter vos données. Nous, nous ne changeons pas le format de vos fichiers, de ce fait vous restez propriétaire de vos documents en toutes circonstances et pouvez les récupérer intégralement quand vous le souhaitez : vous n’êtes pas captif !
Voici quelques-uns des avantages les plus significatifs de notre application de GED :
Proximité de nos équipes :
Nos experts en gestion de documents sont vos voisins. Axilis est basée à Lyon et nos experts ont accompagné des dizaines d’indépendants et de grandes entreprises dans la mise en place d’applications de GED. La GED est un projet qui va vous faire gagner de l’argent et du temps rapidement. Pour ce faire il est impératif d’avoir accès à un expert proche de chez vous, réactif pour intervenir rapidement en toutes circonstances. Car au-delà de la technique et de la technologie, la réussite d’un projet GED passe avant tout par la qualité de l’accompagnement au changement des utilisateurs afin d’obtenir une adhésion maximale ! Sinon…
Réduction des coûts :
Notre application GED permet de réduire les coûts liés à l’impression, la distribution et le stockage des documents papier. Elle peut également contribuer à réduire les coûts liés au traitement manuel des documents.
La GED optimisée pour la facturation électronique
La facturation électronique obligatoire entre entreprises sera en place dès le 1er juillet 2024 pour les grandes entreprises (+ de 5000 salariés). Elle l’est déjà pour les entreprises qui émettent des factures auprès de l’administration publique. Elle sera aussi obligatoire pour toutes les entreprises, quelque soit leur taille à partir du 1er juillet 2024, en mode « réception ».
Ainsi cette obligation s’appliquera aux grandes entreprises le 1er juillet 2024, puis aux entreprises de taille intermédiaire (ETI : de 250 à 5000 salariés) à partir du 1er janvier 2025, et enfin à toutes les PME (de 10 à 50 salariés) et TPE (moins de 10 salariés) à partir du 1er janvier 2025.
Notre application est interfacée avec tous les logiciels de comptabilité et les plateformes légales de dépôt des factures. Récupérer automatiquement vos factures dans ces plateformes, mais aussi celles de vos principaux fournisseurs et comptabilisez-les automatiquement.
Amélioration de la productivité :
L’application de GED que propose Axilis, facilite l’accès aux documents et permet de les rechercher plus rapidement, ce qui va améliorer la productivité et la réactivité des salariés. La gestion électronique des documents va également permettre de réduire le temps de traitement des demandes et des dossiers. Vous pouvez aussi envoyer vos documents facilement qu’ils soient numériques ou imprimés.
Sécurité et confidentialité :
Notre GED permet de mieux contrôler l’accès aux documents, en les protégeant par des droits et des autorisations. Hébergée sur des serveurs redondés uniquement en France, elle permet également de limiter les risques de perte, de vol et de destruction des documents papier. L’application que nous proposons dispose du plus haut niveau de sécurité disponible (y compris pour les données de santé). Elle permet d’archiver légalement vos documents, d’horodater l’arrivée des documents automatiquement, de surveiller qui télécharge vos documents, de les certifier, ou encore, d’ajouter un « Post-IT » ou un tampon virtuel. Comme sur un document papier.
Enfin, une fonction RGPD très importante : supprimer tout document en gardant une preuve de destruction RGPD. Par exemple, vous détenez un RIB d’un client, vous devez pouvoir lui prouver, s’il en fait la demande, que celui-ci a bien été détruit numériquement.
Gérez facilement vos ressources humaines :
Déposez vous-mêmes en un clic les fiches de paies de vos salariés directement dans leur coffre-fort numérique personnel. Ils pourront le garder même après le départ de la société. Gérez les échéances, les visites médicales, les formations, les fins de contrats, faites signer les contrats de travail directement en mode numerique sans les imprimer.
Écologie :
La GED permet de réduire l’utilisation du papier et de diminuer l’impact environnemental de l’entreprise.
Accessibilité :
La GED permet d’accéder aux documents de n’importe où et à n’importe quel moment, à condition d’avoir une connexion Internet et les droits affectés. Vous pouvez taper un mot-clé, et, sur des centaines de milliers de documents, en une seconde, vous trouverez celui qui vous intéresse.
Optimisation de l’espace de stockage :
La gestion électronique des documents permet de libérer de l’espace de stockage physique, ce qui peut être bénéfique pour les entreprises disposant de locaux restreints. Au prix du m2 la réflexion mérite d’être menée.
Il existe bien d’autres avantages avec la GED que vous propose Axilis. Avec notre application de gestion de données, nous vous permettons de faciliter la gestion et l’archivage des documents, tout en offrant des avantages économiques, écologiques et de productivité.
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