La Vie Claire
Secteur d’activité : Magasins bio
Effectif : 1000 salariés
CA : 300 M
Les problématiques
- La signature des renouvellements de contrats franchisés, volumineux et auparavant envoyés par la poste
- Le temps de traitement long + coût affranchissement élevé
La solution Axilis
Axilis a préconisé la mise en place d’une application d’envois sécurisés de documents volumineux vers une plateforme collaborative intégrant la signature électronique.
Grâce à cette solution, l’entreprise enregistre plusieurs bénéfices immédiats :
- Gain de temps dans la réception des contrats par les destinataires : l’envoi par l’application est immédiat et la réception.
- Traçabilité des envois : disposant du plus haut niveau de sécurité informatique validé par l’ANSSI, cette solution génère un lien de téléchargement sécurisé permettant une totale traçabilité de l’envoi des fichiers, de leur réception par le destinataire, de leur ouverture et du téléchargement.
- Économie du coût d’affranchissement : plusieurs destinataires peuvent être adressés simultanément dans le même envoi intégrant un flux de signature électronique. De même, quel que soit le poids de l’envoi, le coût est neutre et aucun affranchissement n’est facturé.
- Retour immédiat des franchisés et indépendance par rapport aux horaires de la Poste : le lien sécurisé est généré et envoyé instantanément aux destinataires, quelques soit l’heure ou le jour d’envoi (nuit, jour férié, etc.).
Quel que soit l’endroit où se trouvent les destinataires, disposant d’une connexion internet (y compris sur smartphone) ils peuvent immédiatement télécharger le document et le signer légalement sans délai, sans télécharger la moindre application.
L’expéditeur est immédiatement notifié du téléchargement du document par le destinataire, et il reçoit dès signature un exemplaire du document en PDF dans sa boite mail et simultanément sur la plateforme d’archivage.
C’est la seule solution qui réduit à la fois le temps, la distance et les coûts dans l’envoi d’un document à un destinataire distant.
Grâce à la solution proposée par Axilis, le gain de temps en gestion est considérable
Axilis a préconisé :
La solution étant hébergée en mode distant (mode SaaS), son déploiement est instantané sans nécessiter aucune installation physique sur un site.
Les résultats concrets
Une très grande fluidité dans l’échange et le partage de document tout en sécurisant l’information de l’entreprise :
- Simplification des processus
- Sécurisation des flux
- Signature contractuelle instantanée
