Rondot
Secteur d’activité : fabrication et commercialisation de pièces mécaniques et d’équipements électroniques
Effectif : 20 salariés
CA : 10 M
Le cas client présenté par Charles FORNAS
Les problématiques
Un besoin de dématérialisation des factures fournisseurs car reçues en grand nombre. Il était nécessaire d’automatiser les processus pour gagner du temps et avoir une archive protégée.
Une réflexion autour de la dématérialisation des bulletins de salaire a également été amorcée.
Axilis a préconisé :
Axilis a préconisé :
Un parc d’impression constitué d’équipements multifonctions permettant de centraliser l’intégralité des impressions et numérisation en apportant de nombreuses améliorations de productivité :
- Contrat de maintenance « Full services » avec un interlocuteur unique pour éviter de consommer des ressources en interne pour le suivi des équipements (infogérance)
- Rapidité d’acquisition des documents numérisés avec classement automatique vers la destination finale
- Création d’originaux digitaux conformes aux originaux papiers dès la numérisation sur les équipements
- Approvisionnement des consommables en mode automatique
- Support technique dédié permettant de résoudre 85% des difficultés à distance par téléphone
- Meilleure maîtrise des coûts d’impression
Dématérialisation des documents comptables :
- Reconnaissance de caractères et saisie automatique des factures fournisseurs dans le logiciel de gestion
- Une passerelle comptable pour simplifier la transmission des pièces
- Dématérialisation des bulletins de salaire pour les collaborateurs directement dans leur compte personnel d’activité (CPA)
La solution étant hébergée en mode distant (mode SaaS), son déploiement est instantané sans nécessiter aucune installation physique sur un site.
Le client a été accompagné dans la mise en place des nouveaux processus notamment via des formations aux utilisateurs. Il dispose également d’une hotline et d’un support technique dédié assurant une résolution en moins de 12h.
Grâce à la solution Axilis, le temps de recherche de documents a été divisé par 10.
Les résultats :
Les nouveaux périphériques d’impression assurent une numérisation rapide des documents et leur importation directe dans le logiciel de gestion. Les disques durs sont cryptés et un écrasement des données a lieu chaque semaine.
Les temps de recherche de documents ont été divisés par 10, ainsi que les temps de saisie et d’intégration des informations dans les logiciels de gestion. Tout en permettant un partage facilité des informations entre les services de l’entreprise, ce qui a facilité la mise en place du télétravail lors du COVID-19. De plus l’information est sécurisée et hébergée sur des serveurs distants, en France, assurant ainsi que l’entreprise reste toujours propriétaire de ses données tout en étant conforme au RGPD.
L’image de l’entreprise s’est modernisée auprès de ses fournisseurs mais également auprès des salariés en assurant la fiabilité de la transmission des informations et leur pérennité, notamment pour les bulletins de salaire archivée 50 ans.
