Scan Legal
Pourquoi opter pour une solution de numérisation pour votre entreprise ?
La protection des données des TPE-PME du Rhône est complémentaire à l’archivage numérique des documents, grâce à la solution Scan Legal. Passez à l’ère numérique, en toute sécurité. En effet, l’article 1379 du Code civil confère à la copie numérique la même valeur que le document original papier. Focus sur la solution avantageuse Axilis de dématérialisation des documents.
La numérisation au service des TPE-PME locales
Le choix de la numérisation des documents est judicieux pour une meilleure protection des données (documents sociaux, RH ou comptables). En tant que dirigeant de TPE-PME rhodanien, la solution Scan Legal permet un gain de temps pour l’ensemble de vos collaborateurs. Fini l’archivage des documents en sous-sol, passez à l’ère numérique en numérisant l’intégralité de vos données. Grâce à cette innovation, vous pourrez optimiser le classement et l’indexation de vos dossiers et les retrouver les plus facilement (QRcodes, hashtag, mots-clefs) sur votre moteur de recherche. Avec Scan Legal, gagnez en performance en dématérialisant vos documents (factures, contrats, fiches de paie).
Une solution écologique
Par ailleurs, la question environnementale n’est plus éludée dans la gestion des documents d’entreprises. La digitalisation des données est complémentaire aux démarches RSE. Cette dernière permet de réaliser à terme de véritables économies d’échelle (réduction de l’empreinte carbone, de la consommation d’énergie, de cartouches usagers, des coûts de gestion de vos photocopieurs). Grâce à la solution Xerox© Scan Legal, plus besoin d’imprimer ou photocopier à tour de bras vos documents papier. Cette révolution numérique est dans la continuité de la normalisation de la signature électronique pour les entreprises afin de faciliter les démarches de la GED (gestion électronique des documents).
Des documents certifiés
De surcroît, la loi a rapidement encadré les procédures pour assurer une valeur juridique aux supports numériques. Plusieurs conditions sont requises (certification des données, identification de l’auteur) pour constituer une copie fiable légale en vertu de l’article 1379 du Code civil et de la norme AFNOR Z42-013 relative à l’archivage électronique. La copie doit d’abord être conforme à l’original papier. Ensuite, le fichier sécurisé ne doit pas en aucun cas être altéré, ni modifié. Pour finir, le document est soumis aux cycles de vie légaux, prévus par la loi. Cette évolution législative est un grand pas pour le passage à l’ère numérique des TPE locales du Rhône. Sautez le pas à l’ère numérique avec Xerox© et les solutions innovantes des scanners multifonctions Axilis.
