Qu’est-ce que la Piste d’Audit Fiable (PAF) ?
Contrôler et tracer l'ensemble de ses factures
La Piste d’Audit Fiable (ou « PAF ») consiste pour une entreprise à mettre en place des contrôles afin d’établir une traçabilité entre la facture émise ou reçue et la livraison de biens ou la prestation de service qui en est le fondement.
Lors d’un contrôle fiscal, la documentation de la PAF est systématiquement exigée.
Cet ensemble de contrôles documentés et permanents, constituant la piste d’audit fiable, permet à l’entreprise de s’assurer de l’authenticité, de l’intégrité et de la lisibilité des factures qu’elle émet, de leur émission jusqu’à la fin de leur période de conservation (art. 289 V du CGI) :
- La lisibilité des factures consiste à s’assurer qu’elles puissent être lues et interprétées sans difficulté, notamment par les vérificateurs fiscaux. Dans le cas d’échanges informatisés, les données doivent pouvoir être restituées de manière intelligible.
- L’intégrité du contenu des factures consiste à assurer qu’elles ne seront pas altérées afin d’éviter, par exemple, qu’elle puissent être modifiées, falsifiées ou deviennent illisibles.
- L’authenticité de l’origine des factures consiste à garantir l’identité du fournisseur ou de l’émetteur de la facture, notamment grâce à des référentiels et vérifications (n° TVA, K bis…). Ces critères peuvent être satisfaits grâce à l’usage d’une signature électronique avancée ou d’une solution EDI. Dans les autres cas, des contrôles documentés et permanents devront être mis en place afin d’établir une piste d’audit fiable (PAF) entre la facture émise ou reçue et la livraison de biens ou prestation de services qui en est le fondement.
La Piste d’Audit Fiable (dite « PAF ») vise ainsi à permettre à l’administration fiscale de vérifier le cycle de vie d’une transaction, de contrôler l’absence de fraude et de s’assurer de la réalité comptable. La documentation de la PAF est indispensable.
Quelles obligations pour la PAF ?
Il est de la responsabilité de chaque entreprise de s’assurer qu’elle a mis en place des moyens de contrôle afin de garantir l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité des factures émises et reçues. Les obligations de la PAF ne seront toutefois pas identiques selon qu’il s’agit d’une PME ou d’un grand groupe.
C’est à l’entreprise de déterminer, en fonction de sa taille, de la nature de son activité, de ses systèmes d’information et de la volumétrie des factures émises et reçues, le niveau adéquat de contrôle nécessaire à la PAF.
Ainsi, dans une très petite entreprise, une comparaison manuelle des factures avec les documents commerciaux (devis, bons de commande, bons de livraison, justificatifs de paiement) peut constituer un contrôle suffisant de la piste d’audit fiable.
Dans tous les cas, il est important pour la PAF de pouvoir reconstituer la chaîne suivante :
- Devis
- Bon de commande
- Validation
- Production
- Bon de livraison (et retours éventuels)
- Facturation (et avoirs éventuels)
- Paiement
Ce traçage opéré par la PAF doit permettre de remonter à partir d’une facture au devis initial et vice versa. Les contrôles de la PAF peuvent être intégrés au système d’information et prendre la forme de traitements informatiques mais peuvent également être réalisés sur papier ou manuellement.
La documentation de la Piste d’Audit Fiable
Comme évoqué ci-dessus, l’intensité des contrôles de la piste d’audit fiable (PAF) sera fonction de la taille de l’entreprise. De même, les attentes en matière de documentation de la PAF seront également proportionnelles. Les contrôles doivent être documentés afin de décrire leur effectivité et leur réalité. Les acteurs des contrôles de la PAF doivent être mentionnés ainsi que leurs tâches respectives.
L’objectif de cette documentation de la piste d’audit fiable est de permettre à l’administration fiscale d’appréhender l’ensemble des contrôles.
La documentation de la piste d’audit fiable ne doit pas être rédigée lors d’une vérification mais bien dès la mise en place des contrôles.
