Tout savoir sur la GED, une gestion électronique des documents
À l’ère du numérique, la gestion manuscrite et « physique » des documents devient rapidement obsolète. En plus d’être encombrant, le processus n’est pas suffisamment sécurisé. Aujourd’hui, le temps du « papier » est désormais révolu. Avec la gestion électronique des documents qui n’est autre que la conséquence directe de la dématérialisation des documents, l’organisation des informations et des documents électroniques prend une nouvelle dimension au sein de l’entreprise.
La gestion électronique des documents, c’est quoi exactement ?
La gestion électronique des documents ou GED consiste en une solution logicielle destinée à « gérer » le cycle de vie d’un document électronique. Elle intervient ainsi à différents stades, allant de sa création et de son stockage, aux différentes modalités de partage, d’archivage ou de destruction, selon les besoins. À l’échelle d’une entreprise, le processus informatisé a pour objectif d’organiser et de gérer les informations ainsi que les documents numériques.
Pour rappel, la gestion documentaire qui se fait uniquement en version papier a nettement évolué avec le digital. Les classements se faisaient à la main, avec une indexation segmentée. Chaque bureau disposait d’une étagère ou d’un système de rangement où sont classées des piles de documents papier. De plus, au niveau de la sécurité et de la durabilité des documents, le papier reste un support périssable qui se détériore facilement avec le temps. Il succombe également au feu et devient immédiatement illisible en cas de dégâts des eaux. Désormais, il est tout à fait possible de préserver toutes les informations nécessaires et utiles en les numérisant.
La gestion électronique des documents prolonge ainsi la durée de vie de vos documents. Aujourd’hui, avec le phénomène de dématérialisation des documents ainsi que la démocratisation des outils de communication informatiques, de plus en plus d’organisations, allant des entreprises et des collectivités aux professions libérales produisent et manipulent des documents numériques. La GED s’établit ainsi comme une solution à plusieurs tâches qui harmonise les processus au sein d’une structure. Elle centralise les informations et optimise la collaboration entre différents services au sein d’une même organisation. L’accès à l’information est de plus en plus facile à tous les niveaux. Il faut tout de même savoir que la GED ne s’adresse pas uniquement aux grandes entreprises. Elle répond également aux besoins des PME, comme le cas de Zeendoc.
Fonctionnement
Le fonctionnement de la gestion électronique des documents se déroule sur six phases distinctes.
La création et l’acquisition
À l’ère de la digitalisation, trois types d’entrées sont possibles dans le système de GED. Bien évidemment, il est tout à fait possible de créer directement vos documents dans la solution de gestion Zeendoc. En ce qui concerne les documents en version papier, leur intégration dans le dispositif se fait par simple numérisation. En général, ce type de document physique sera tout simplement scanné. Dans certains cas, l’application d’un traitement de reconnaissance de texte par le biais d’un système de reconnaissance optique de caractères peut être utile, afin de transformer rapidement et efficacement le document initial en une version numérique. Le système de GED prend également en charge des documents nativement digitaux, comme les formulaires à remplir directement en ligne. Avec le processus de dématérialisation, la GED intègre une variété de formats de type Word, Excel ou Jpeg, afin de faciliter leur traitement et leur utilisation.
L’indexation
L’indexation est une étape d’une extrême importance dans le processus de gestion électronique des documents. Après la création de la base documentaire qui compte des milliers d’entrées, la recherche d’informations sera assez complexe. Pour que les données soient facilement accessibles, il est donc essentiel que la solution logicielle procède à l’indexation des documents. Cette dernière s’appliquera aussi bien sur le document lui-même, sur certaines métadonnées, c’est-à-dire des mots utilisés en guide de description, comme le titre ou l’auteur, ou sur la base de certains mots-clés qui découlent de sa catégorisation.
Le stockage
Le stockage est également une phase essentielle dans le bon fonctionnement de la GED. Pour être en mesure de traiter correctement toutes les données suivant les besoins des utilisateurs et des exigences de l’organisation, le dispositif doit disposer d’une capacité de stockage importante. La solution logicielle doit en effet être entièrement fiable sur le long terme, afin de permettre aux utilisateurs d’accéder rapidement aux données dont ils ont besoin.
La consultation et la diffusion
Plus qu’un simple dispositif de traitement numérique et de stockage des données, le système GED a également pour rôle de faciliter l’échange des données. À la différence de la gestion manuscrite des documents, et pour des raisons pratiques, elle doit permettre à plusieurs personnes d’accéder aux données numérisées de manière simultanée. La gestion électronique des documents doit également prévoir le partage des documents à plusieurs utilisateurs, avec la possibilité de les modifier et de les recevoir au même moment pour une utilisation précise. Bien évidemment, pour que la consultation et la diffusion des documents soient gérées de manière optimale, il est essentiel de mettre en place des règles de gestion de droits qui déterminent les actions que chaque utilisateur est autorisé à faire, à savoir le simple accès, la modification et/ou la suppression d’un document. Un système de contrôle de version sera utile pour le suivi de l’information et des mises à jour qui y ont été apportées. Avec la GED, les contenus sont consultables depuis plusieurs supports, allant d’un ordinateur portable à une tablette ou un smartphone.
L’archivage et la suppression
La GED prévoit également d’un système d’archivage et de suppression. Le dispositif permet ainsi de conserver ou de détruire les documents en fin de vie, suivant les règles de gestion préalablement définies.
La sécurité
Comme mentionné plus haut, la GED est un outil fiable qui garantit la sécurité des documents et des informations comme les factures. Elle se charge également de la sauvegarde des différentes données du système.
Quels avantages ?
Présentant un enjeu de taille dans l’organisation des données au sein d’une entreprise, la GED est une solution logicielle particulièrement avantageuse.
Un gain de place
Le recours à un système de gestion électronique des documents promet un gain de place considérable dans les locaux d’une entreprise. Avec le processus de numérisation des documents papier, elle désengorge les systèmes de rangement de dossiers et réduit considérablement le volume de stockage des différentes archives papier.
Réduction des coûts
La gestion électronique des documents a un impact considérable sur les dépenses liées à la gestion logistique portant sur le traitement traditionnel de l’information. Vous réduisez ainsi les coûts générés par la consommation de papier et d’encre ainsi que le volume d’archivage physique utile. Avec la GED, les informations portant sur un sujet précis sont directement stockées dans un dossier informatisé ; ce qui réduit les dépenses portant sur la recherche de documents. En ayant rapidement accès aux données, les utilisateurs c’est-à-dire les employés seront en mesure de se concentrer davantage sur des tâches plus productives.
Une meilleure communication interne
La GED optimise la communication en interne, en offrant à tous les collaborateurs la possibilité d’accéder aux informations de manière personnalisée. Il faut savoir que le dispositif gère les droits d’accès ou de modification des données. Il est tout à fait possible de retracer les modifications apportées à chaque document numérique. En ce qui concerne la communication proprement dite, la GED réduit le flux d’information imprimée sur papier, en proposant directement les documents nécessaires en plusieurs versions au sein de différents services et départements de l’entreprise. Chaque utilisateur sera donc amené à travailler sur les mêmes données, tout en ayant la possibilité de les garder à portée de main. L’accès aux données se fait sur n’importe quel support, et ce, de manière simultanée sur plusieurs utilisateurs. En facilitant les échanges d’information et la collaboration, la GED constitue un élément clé en termes de réactivité.
Sécurisation des informations
Vous l’aurez compris, le système de gestion électronique des documents joue un rôle majeur dans la sécurisation des informations. Le dispositif réduit en effet les risques liés à la perte ou à la détérioration des documents comme les factures. En version numérique, ces derniers restent parfaitement intacts. Les mises à jour se font directement et instantanément sur la base de données, sans que le document concerné passe d’une main à une autre. La GED convient également à la sécurisation des documents jugés sensibles, en les protégeant des différentes attaques intérieures et extérieures.
Amélioration du service client
Aussi surprenant soit-il, la GED de type zeendoc solution a une influence sur la qualité du service client. Grâce à ce dispositif, l’entreprise offre un accès sécurisé aux documents qui concernent le client. Il est donc tout à fait possible de consulter les données utiles partout, à n’importe quel moment et sur n’importe quel support. Les clients seront également en mesure de remplir directement les formulaires en ligne ou de procéder par la signature électronique de contrats. À cela s’ajoute la possibilité de télécharger en quelques clics les éventuelles pièces justificatives dont ils ont besoin. En améliorant la circulation de l’information entre les clients et l’entreprise, la solution GED réduit le cycle des différents processus qui relient les deux parties et apporte une certaine transparence à la relation ainsi qu’une réactivité optimale en termes de traitement des informations.
Un geste écologique
Le recours à la solution GED constitue un geste écologique pour une entreprise. Le procédé qui se penche vers le « zéro papier » entre dans une démarche plus verte qui réduit l’impact de la consommation sur l’environnement.
Quelques limites
La mise en place d’un système de gestion électronique des documents requiert un minimum d’investissements et implique un certain nombre de bouleversements.
Les moyens humains
Il est évident que le recours à la GED zeendoc modifie les méthodes et habitudes de travail au sein de l’entreprise. C’est pourquoi, avant de la mettre en place, il serait préférable d’effectuer un audit, non seulement pour former le personnel, mais également pour mettre en place un dispositif d’accompagnement lors de la numérisation des documents. Certes, il est tout à fait possible de mettre en place le système GED en interne, mais pour obtenir de meilleurs résultats et gagner du temps, il serait préférable de faire appel à des experts comme des prestataires informatiques, des éditeurs de logiciels ou des consultants ou agences spécialisées dans la dématérialisation de documents. Ils vous proposeront ainsi la solution la plus adaptée à vos flux d’informations après avoir analysé les problématiques métiers ainsi que vos différents process de production.
Les moyens financiers et techniques
Investir dans des outils informatiques performants est indispensable pour profiter de tous les bienfaits de la GED. Vous limitez ainsi les risques de panne susceptibles d’endommager vos données, sans oublier les piratages informatiques. Le mieux serait donc d’utiliser un serveur internet sécurisé en mirroring qui vous évitera toute perte de données.
Le matériel nécessaire
En plus du logiciel de GED proprement dit, vous aurez également besoin de matériels et de logiciels supplémentaires. Vous investirez avant tout dans une ou plusieurs plateformes de numérisations comme les copieurs multifonctions ou les scanners qui transforment rapidement tout document papier en version numérique. Un ou plusieurs logiciels de numérisation sont également indispensables. Intégrés aux supports de numérisation ou achetés séparément, ces programmes sont particulièrement prisés pour leur capacité à numériser vos documents par lots ou par page. De plus, ils ont l’avantage de proposer différents formats de sortie et de résolution. À ces outils performants s’ajoutent les logiciels de lecture automatique de documents. Grâce à la reconnaissance des caractères, ils transforment rapidement l’image numérisée en texte. À titre indicatif, l’Optical Character Recognition ou ORC prend en charge les caractères dactylographiés tandis que l’Intelligent Character Recognition ou IRC se focalise sur les caractères manuscrits. Pour les marques comme les cases et les cercles, vous aurez besoin de l’Optical Mark Recognition ou OMR.
